アイゼンハワーマトリクステンプレート

「やることが多すぎて、何から手をつければいいか分からない…」

タスクが山積みになると、本当に重要な仕事に集中できなくなってしまいます。緊急な依頼に追われ、重要なプロジェクトが後回しになっていませんか？

Asana でアイゼンハワーマトリクステンプレートを作れば、タスクを「緊急度」と「重要度」で整理し、仕事の優先順位がひと目でわかるようになります。判断に迷うことなく、最も価値の高い仕事に集中しましょう。

アイゼンハワーマトリクスは、時間管理に悩むチームや個人にとって、シンプルで効果的なフレームワークです。今すぐテンプレートを作成して、To-Do リストに振り回される毎日を終わらせましょう。

すべての仕事に闇雲に手をつける必要はありません。成功の鍵は仕事に優先順位を付け、「今やるべきでないこと」を見極めることです。

アイゼンハワーマトリクスを使えば、タスクを重要度と緊急度に応じて整理でき、最優先すべき仕事が明確になります。重要なタスクに集中し、それ以外は後回し、委任、あるいは削除も可能です。

アイゼンハワーマトリクステンプレートは、日々のタスク整理や週次の見直し、To-Do リストがあふれているときなど、あらゆるシーンで活用でき、今後再利用が可能です。

アイゼンハワーマトリクステンプレートの作り方

アイゼンハワーマトリクステンプレートには、少なくとも各タスクに関して次に挙げる情報を追跡確認できるスペースを用意します。

• 緊急度: 緊急か緊急ではないか

• 重要度: 重要か重要ではないか

• 推奨されるアクション: やる、任せる、予定する、削除する

その後、以下のステップに沿ってテンプレートを作成しましょう。

1. 「緊急度」と「重要度」のカスタムタグを追加する: 各タスクの緊急度と重要度をすぐに選択したり、確認したりできるようになります。

2. アクション別のセクションを作成する: 「やる」「任せる」「予定する」「削除する」といった推奨アクションを記載するセクションを設けます。

3. タスクの緊急度と重要度を選択後、タスクを適切なセクションにドラッグ & ドロップする。

より効率的な働き方へ

「もっと効率よくプロジェクトを進めたい」「無駄な作業をしている気がする」「チームメンバーの足並みが揃わない」 。そんな悩みを Asana のプロジェクトマネジメント機能で解決しましょう。まずは無料でお試しください。

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アイゼンハワーマトリクステンプレートの使い方

テンプレートが出来上がったら、使うのは簡単です。次のステップに従って、テンプレートを活用してください。

1. アイゼンハワーマトリクステンプレートを複製する。

2. To-Do リスト内のタスクをテンプレートに追加する。

3. 各タスクの緊急度と重要度を選択する。(緊急のタスクと重要なタスクを区別する方法がわらからない場合は、アイゼンハワーマトリクスに関する記事を参考にしてください)

4. 各タスクをそれぞれのセクション (「やる」「任せる」「予定する」「削除する」) にドラッグ & ドロップする。

5. 選択したアクションに応じて期日とタスクの担当者を更新する。

アイゼンハワーマトリクスとは？

アイゼンハワーマトリクスとは、優先順位を行う際に役立つツールであり、緊急度と重要度でタスクを整理するものです。このマトリクスは、4 分割した優先度のマトリクスのどの部分に該当するのかに応じて、実行するべきアクションを示します。

• 緊急で、なおかつ重要: やる

• 緊急だが重要ではない: 任せる

• 緊急ではないが重要: 予定する

• 緊急でも重要でもない: 削除する

To-Do リストのアイテムが多過ぎると感じたら、アイゼンハワーマトリクスを利用しましょう。このツールを使って、最初に取り掛かるべきタスクを明らかにし、残りのタスクを分割して、対処するアプローチを把握するとよいでしょう。

アイゼンハワーマトリクステンプレートとは？

アイゼンハワーマトリクステンプレートは、タスクの優先順位をすばやく整理できるテンプレートです。テンプレートを使えば、毎回ゼロからマトリクスを作る必要はなく、くり返し利用が可能です。

たとえば、毎朝や週の始めにマトリクスを複製し、タスクを追加するだけで、すぐに優先順位の整理を始められます。あらかじめ用意された枠に沿って入力していけば、「緊急度」と「重要度」に基づいた効率的なタスク管理が自然とできるようになるのです。

アイゼンハワーマトリクステンプレート使用するメリット

アイゼンハワーマトリクスは、作業を増やすのではなく、あくまでもタスク管理をシンプルにするためのツールです。デジタル形式でマトリクスを作成すれば、スプレッドシートをいじったり、マトリクスを利用する度に手動でいちいちコピーする手間が省けます。

アイゼンハワーマトリクステンプレートでは、タスクをマトリクスに追加し、その緊急度と重要度を選んだ後、適切なセクションに配置するだけで優先度を決められます。また、もし優先度がその後変化しても、すべてを複製し直すのではなく、リアルタイムで簡単にマトリクスを更新できます。

デジタルテンプレートで実現できること

• 既定のタスクの優先順位付けプロセスに従って、意思決定を実施します。

• To-Do を何度も複製するのではなく、アイゼンハワーマトリクステンプレートに迅速にタスクを追加できます。

• 各タスクの信頼できる唯一の情報源を確認できます。マトリクス内の To-Do は複製ではなく、タスクリストとマトリクスの双方に同時に存在します。

• 背景情報や文書、画像、動画をタスクに追加できます。

• プロジェクト関係者とマトリクスを共有して、どのように仕事の優先度を決定したのかを伝えられます。

• 別のメンバーに任せたタスクや、延期したタスクの期日を設定できます。

• タスクをドラッグ & ドロップでマトリクスの別のセクションに移動できます。

• 後ほど優先順位が変化しても、簡単にマトリクスを更新できます。

テンプレートを活用することで、判断スピード、業務効率、チーム連携のすべてが向上します。テンプレートは Asana に無料登録後、すぐに作ることができます。

効果的にアイゼンハワーマトリクステンプレートを使うヒント

アイゼンハワーマトリクステンプレートを活用すれば、タスクの優先順位を明確にできますが、Asana にはさらにそれを強力にサポートする機能やアプリ連携があります。

テンプレートと組み合わせることでより効率的に仕事を進めるためのヒントや活用機能をご覧ください。

組み込まれている機能

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数のプロジェクトのタスクを追跡、管理するのが簡単になります。そうすると、仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認し、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

よくある質問