タスク

タスクを使用すれば、すべての仕事を整理して管理できるほか、コラボレーションも可能です。

タスクは、To-Do、アイデア、メモ、リマインダーなどとして使用できます。

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

Dropbox、Google ドライブ、Box から直接添付することも可能です。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

<a data-target='lessons-list'>次のレッスン</a>に進みましょう！

おめでとうございます！これでタスクについて習得しました。

マイタスク

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

「公開」をクリックすると、チームと共有できます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

タスクは今日、近日、後日に分類することで優先度をつけることができます。

今日行うタスクは今日にします。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることをいつでも把握できます。

<a data-target='lessons-list'>次</a>に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました！

チームメイトと一緒に仕事をする

プロジェクト

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

どのタスクの行でも Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

また、列を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクト名の左にある星ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めできます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

コミュニケーションをさらに加速

受信トレイ

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

つまり、受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできるのです。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

おめでとうございます！これで、Asana で素晴らしい一日を過ごす準備が整いました。

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チームが協力して仕事を管理し、成果を出すための一番の近道です。ともに素晴らしいことを成し遂げましょう。

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Asana を使えば、チームは自分たちの仕事を簡単に追跡できます。Asana はチームが協力して仕事を管理するための一番の近道です。タスクやプロジェクトから会話やダッシュボードまで、Asana にはチームが最初から最後まで効率的に仕事を進めて、成果を出すためのツールが揃っています。

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Mauro Portela