Matrice d’Eisenhower : modèle, exemples concrets et méthode efficace

Prioriser efficacement son travail est une compétence essentielle, mais rarement naturelle.

Face à la multiplication des sollicitations, à l’urgence croissante et à la complexité des projets, il devient difficile de distinguer l’essentiel du secondaire. Résultat : surcharge, dispersion et stress.

La matrice d’Eisenhower propose une approche structurée, éprouvée par des générations de managers et de professionnels, pour clarifier ses priorités et arbitrer en connaissance de cause.

Ce guide va au-delà des bases : il vous apporte un modèle prêt à l’emploi, des exemples concrets issus du terrain, les limites à connaître, ainsi que des conseils pour l’appliquer en solo ou en équipe, y compris dans Asana.

Qu’est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La méthode Eisenhower est un outil de gestion du temps qui permet de classer ses tâches selon deux critères : leur degré d’urgence et leur importance. Popularisée par le président des états-unis Dwight David Eisenhower, cette méthode vise à aider chacun à prendre de meilleures décisions face à la surcharge d’informations et de sollicitations.

Concrètement, la matrice se présente sous la forme d’un tableau à quatre cadrants :

• Tâches importantes et urgentes

• Tâches importantes mais non urgentes

• Tâches urgentes mais non importantes

• Tâches ni urgentes ni importantes

Cet outil s’adresse autant aux managers qu’aux équipes ou aux indépendants, et trouve sa place aussi bien dans la gestion de projet que dans la vie quotidienne. Il permet de visualiser en un coup d’œil où investir son énergie, et d’éviter la procrastination ou la dispersion.

Quel est le principe de la matrice d’Einsenhower ?

Le principe de la méthode Eisenhower est simple : face à une liste de tâches, il s’agit de distinguer ce qui nécessite une action immédiate, ce qui demande une planification à plus long terme, ce qui peut être délégué, et enfin ce qui doit être éliminé.

Cette approche factuelle facilite la priorisation des tâches, la prise de décision et la gestion du temps au quotidien.

La matrice incite ainsi à se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée, à limiter les interruptions et à déléguer ou supprimer les tâches inutiles.

Utilisée régulièrement, elle contribue à réduire la charge de travail perçue et à améliorer l’efficacité, aussi bien en solo qu’en équipe.

Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?

Même si les notions d’urgence et d’importance peuvent sembler similaires, lorsqu’on les analyse sous le prisme de la matrice d’Eisenhower, on constate qu’elles sont littéralement différentes. Apprendre à identifier les tâches urgentes et importantes au sein de la matrice d’Eisenhower peut vous aider à identifier quelles tâches vous devez accomplir en priorité et quelles tâches vous pouvez déléguer. 

Les tâches urgentes sont celles à réaliser impérativement. On parle d’urgence lorsqu’une tâche doit être immédiatement exécutée et qu’elle engendrera des conséquences si vous ne respectez pas les délais impartis. Ces tâches sont inévitables et votre niveau de stress augmentera inexorablement à mesure que vous les retarderez. Or, dans le pire des cas, cette situation vous conduira tout droit au burnout.

Quelques exemples de tâches urgentes :

• Terminer un projet dont l’échéance est fixée à la dernière minute

• Traiter une demande urgente d’un client

• Réparer un tuyau cassé dans votre appartement

Les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais elles participent à atteindre vos objectifs à long terme. En effet, même si ces tâches ne sont pas urgentes, elles n’en sont pas pour le moins importantes. Il est donc essentiel de les anticiper si vous voulez exploiter au mieux vos ressources. 

Quelques exemples de tâches importantes :

• Planifier un projet à long terme

• Réseauter pour se construire une clientèle

• Accomplir des tâches récurrentes et des projets de maintenance

Une fois que vous saurez distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, vous pourrez commencer à classer vos tâches dans les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower. 

Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower

Une liste de tâches interminable peut vite se montrer intimidante. Or, l’objectif de la matrice d’Eisenhower est de prendre ces tâches une par une afin de les répartir dans les différents quadrants. Une fois vos tâches bien classées et faciles à visualiser, vous pourrez mieux anticiper votre travail. 

1er quadrant : à faire

C’est dans cette catégorie que vous placerez les tâches urgentes et importantes. Lorsque vous apercevez une tâche urgente sur votre liste, que les conséquences sont clairement identifiables et déterminent vos projets à long terme, placez-la dans cette catégorie. 

Ces tâches sont celles qui vous préoccupent le plus et sont susceptibles d’être sources de stress, elles doivent donc apparaître intuitivement. 

2e quadrant : à planifier

C’est ici que vous ajouterez les tâches non urgentes mais importantes. En effet, ces tâches sont déterminantes pour vos projets à long terme mais, pour le moment, vous pouvez vous contenter de les planifier. 

Vous vous attellerez à ces tâches après avoir terminé les tâches urgentes. Plusieurs méthodes de gestion de la productivité peuvent vous y aider. Citons par exemple le principe de Pareto ou la méthode Pomodoro. 

3e quadrant : à déléguer

Cette catégorie est consacrée aux tâches urgentes mais pas importantes. Ces tâches doivent être immédiatement accomplies, mais elles ne déterminent pas vos projets à long terme. 

Étant donné que vous n’êtes pas responsable de ces tâches et qu’elles ne mobilisent pas vos compétences, vous pouvez les déléguer à d’autres membres de votre équipe. En effet, déléguer s’avère être une stratégie efficace pour gérer votre charge de travail et offrir à votre équipe la possibilité d’améliorer ses compétences.

4e quadrant : à abandonner

Une fois que vous avez parcouru votre liste de tâches et les avez réparties dans les trois premiers quadrants, vous remarquerez qu’il reste encore quelques tâches de moindre importance et peu urgentes.

Étant donné leur nature, celles-ci entravent simplement votre avancement. Placez-les donc dans cette dernière catégorie. 

Modèle de matrice d’Eisenhower à télécharger

Téléchargez gratuitement notre modèle de matrice d’Eisenhower pour passer de la théorie à la pratique en quelques minutes.

Comment utiliser le modèle ?

1. Listez vos tâches dans la première colonne du tableau ou dans votre projet Asana.

2. Attribuez à chaque tâche son niveau d’urgence et d’importance (en vous aidant des définitions de chaque quadrant).

3. Classez vos tâches :

   • Quadrant 1 : à traiter en priorité

   • Quadrant 2 : à planifier

   • Quadrant 3 : à déléguer

   • Quadrant 4 : à éliminer

4. Visualisez la répartition (codes couleur ou filtres dans Asana) pour identifier immédiatement les actions clés.

En appliquant cette méthode, vous structurez vos priorités, gagnez en efficacité et limitez le risque d’oubli ou de surcharge.

Bon à savoir : Le template Asana permet de partager la matrice avec votre équipe, d’automatiser les rappels et de suivre l’avancement de chaque tâche dans le temps.

4 conseils pour prioriser efficacement avec la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower ne se limite pas à la simple classification des tâches : pour maximiser son efficacité, il est essentiel d’adopter quelques bonnes pratiques éprouvées en gestion du temps et en priorisation. Voici quatre stratégies pour tirer le meilleur parti de cet outil, que ce soit en contexte professionnel ou personnel.

1. Appliquer un code couleur à chaque tâche

Pour visualiser rapidement les tâches prioritaires, associez une couleur à chaque catégorie de la matrice d’Eisenhower :

• Vert : tâches importantes et urgentes

• Jaune : tâches importantes mais non urgentes

• Bleu : tâches urgentes mais peu importantes

• Rouge : tâches à faible valeur ajoutée ou inutiles Ce code couleur facilite la gestion des priorités dans vos listes de tâches et peut être intégré directement dans votre outil de gestion de projet ou votre to-do list.

2. Limiter le nombre de tâches par quadrant

Pour éviter la surcharge et garder une matrice d’Eisenhower lisible, fixez-vous une limite – par exemple 10 tâches maximum par catégorie. Cette règle encourage à sélectionner l’essentiel et à ne pas disperser votre attention. Astuce : créez plusieurs matrices si nécessaire, mais gardez chaque liste concise pour rester efficace.

3. Distinguer vie professionnelle et vie privée

La priorisation des tâches varie selon les contextes. Pour une gestion optimale de votre emploi du temps, séparez vos matrices d’Eisenhower : une pour vos projets professionnels, l’autre pour vos objectifs personnels. Cette distinction permet d’adapter votre plan d’action au degré d’urgence et d’importance propre à chaque sphère.

4. Supprimer les tâches superflues avant de prioriser

Avant de classer vos tâches, commencez par éliminer celles qui n’apportent aucune valeur ajoutée. En moyenne, une part significative de notre temps est consacrée à des activités annexes ou inutiles. Identifiez et supprimez-les dès le départ : votre matrice d’Eisenhower sera ainsi plus pertinente et plus facile à exploiter.

Exemple de matrice d’Eisenhower

Voici un exemple pour mieux savoir comment répartir vos tâches dans la matrice d’Eisenhower.

Exemples de tâches à inclure dans le 1er quadrant :

• Écrire un article de blog à rendre pour le lendemain

• Achever la rédaction d’une proposition de projet

• Répondre aux e-mails des clients

Exemples de tâches à inclure dans le 2e quadrant :

• S’inscrire à une formation professionnelle

• Réseauter

• Apporter des améliorations à un projet personnel

Exemples de tâches à inclure dans le 3e quadrant :

• Mettre en ligne des articles de blog

• Transcrire des notes de réunion

• Répondre à des e-mails personnels

Exemples de tâches à inclure dans le 4e quadrant :

• Tâches d’organisation (work about work)

• Assister à une réunion de suivi

• Communiquer sur les approbations de statuts

Rappelez-vous qu’il est préférable de créer des matrices distinctes pour vos projets personnels et professionnels. Ainsi, vous utiliserez les méthodes les plus adaptées à chaque situation.

Créer et utiliser une matrice d’Eisenhower dans un outil de gestion des tâches

La création d’une matrice d’Eisenhower ne se limite plus à un tableau papier ou à une simple liste : les plateformes de gestion des tâches permettent aujourd’hui de structurer, prioriser et suivre vos actions avec une efficacité accrue.

Pourquoi digitaliser la matrice d’Eisenhower ? L’automatisation du classement des tâches, l’attribution d’un code couleur et la délégation deviennent beaucoup plus simples dans un environnement numérique. Un outil adapté vous aide à :

• Classer chaque tâche selon son degré d’urgence et d’importance

• Visualiser en temps réel la répartition de la charge de travail

• Déléguer ou replanifier facilement

• Suivre l’avancement individuel et collectif sans risque d’oubli

Exemple d’intégration avec Asana

Dans Asana, il est possible de créer une matrice d’Eisenhower en personnalisant les champs “priorité” ou “catégorie”, en utilisant des tags ou des couleurs, et en automatisant certains processus (rappels, assignation de tâches, filtres de vues). Cette approche collaborative permet à chaque membre d’équipe de visualiser les priorités du projet, de partager la responsabilité sur les tâches urgentes, et d’optimiser la prise de décision collective.

Conseil expert : Commencez par exporter votre liste de tâches dans Asana, attribuez à chacune le bon niveau de priorité, puis visualisez vos quadrants via les fonctions de tri ou les tableaux personnalisés. En quelques minutes, vous obtenez une vue d’ensemble claire et dynamique, prête à l’action.

FAQ – Tout savoir sur la matrice d’Eisenhower

Prioriser n’est jamais simple, mais la matrice Eisenhower permet de faire des choix éclairés et de reprendre le contrôle de son emploi du temps. Utilisée régulièrement, seule ou en équipe, elle devient un levier d’efficacité et de sérénité, surtout lorsqu’elle est intégrée à un outil de gestion des tâches comme Asana.